皆さんは、日々のスケジュール管理・タスク管理をどのようにやっているでしょうか？
私が携わっていた経理の業務などでいえば、毎月決まったルーティン業務がかなりありまして、もれなく業務をこなすスキルがとても大事になってきます。経理以外の部署でも、きっと毎月やる仕事はあると思います。
そんな時に、毎回思い出しながらこなすのはとても大変で、作業がもれることにもつながるでしょう。
それ以外にも、これから新規の仕事を行う際に、スケジュール管理をすることはとても仕事において大切です。
こうしたことからも、仕事においてスケジュール管理・タスク管理は最重要事項です。
そうした中、皆さんは特にこんなことに困っていないでしょうか？
- 毎月きまって行う仕事の管理をしたい
- これからのタスクを進めるにあたり、内容ごとのスケジュールを引きたい
- 誰が担当するかの役割表を、スケジュール表に盛り込んで計画を立てたい
スケジュール管理・タスク管理を制することで、仕事の進み具合は見違えるほど変わってくるでしょう。
この記事では、そうした管理方法に適したガントチャートの説明・作り方を伝えていきます。
ガントチャートとは？
スケジュール管理・タスク管理に適したガントチャートとはどういったものでしょうか？
ガントチャートの図の例はこちらになります。
日ごとのタスクが連動している表で、いつから開始していつに完了予定かが一元管理できるものになっています。
ガントチャートが特にスケジュール管理として適している部分の理由には、
”内容・担当者・期日”といった情報が網羅されていて、パッと見て進捗がわかる表になっているからです。
この表を用いることで、日々の進捗管理ができることから、ルーティン業務にも適していますし、これからの新規案件もまず何から着手すべきか管理することも可能です。
具体的に、ガントチャートが効果を発揮するものはこちらになります。
ガントチャートが効果を発揮する具体例
- ルーティン作業を日ごとにスケジュール管理したい場合
- 新規の仕事に対して、進める順序毎にスケジュール管理したい場合
- 誰がいつまでに対応することを一覧にして管理する場合
こういった表を管理したい場合は、ガントチャートを作成して管理していきましょう。
ガントチャートの作成方法_Excelにて
ガントチャートの作り方を一つずつお伝えします。
今回はExcelで作成することを目指しております。
項目の設定
ガントチャートに必要な基本項目は以下の3項目になります。
これ以上入れていくかは、運用次第でカスタマイズしても良いでしょう。
①: 日付 ※横軸に表示します。
スケジュールの軸となる日付は必須項目です。
日単位・週単位・月単位など、管理したいレベルに合わせて選びます
②: 内容 ※縦軸に表示します。
どういった内容を行うかを記載します。
③: 担当者 ※縦軸に表示します。
誰が担当して期日通りに進めるかを管理するために記載します。
もし、自分だけの管理表であれば不要です。
横軸
まずは、横軸について説明します。横軸には日付を設定をするのが基本です。
今回の例は、日単位での作成とします。
横軸に作り方はいろいろとありますが、セルの中に言葉を入れることはガントチャートではあまりしないため、
できる限り幅を狭くすると表示できる日が増えるため利用しやすいです。
そのため、年や月は同じセル内だと表示が長くなってしまうことから、「１」「２」・・・「31」と、日ごとの数字が表示するとよいでしょう。年や月は、上段に持ってくるとより見やすくなります。
日単位のガントチャートであれば、日の表示の近くに曜日の表示も入れるとより管理がしやすいです。
土日に色をつけたり、土日の欄をグレーアウトしたりなどは、条件付き書式を活用して工夫してみましょう。
縦軸
続いて縦軸について説明します。横軸については、日付以外の情報を盛り込むのが基本です。
今回の例は、設定項目で説明した内容・担当者に加えて、開始日・終了日を入れております。
まずは内容です。どの内容がいつまでに終わるかを管理するのがガントチャートの最大のポイントなので、何をする必要があるのか内容をみてわかるように記載を入れましょう。区分などをいれて内容を管理しやすくしておくこともおすすめです。
続いては、担当者です。タスク管理で大事なのは、「いつ・誰が・何をする」になり、その誰が対応するかもガントチャートにまとめておくことで、複数人の進捗状況を同時に管理するのに必須項目です。自分だけで使うものでなければ必ずいれるべきでしょう。
もう一つに、スケジュールの開始日・終了日の欄を入れておくことをおすすめします。日付の欄が色分けされているのはわかりますでしょうか？ガントチャートは、こうした色分けをして、いつからいつまでに対応する必要があるか管理をします。その時に、直接色を付けるだけで管理しても大丈夫です。ですが、具体的な日程を数字で管理しておくと見やすいことに加えて、条件付き書式を盛り込んでおくことで、開始日・終了日を入れるだけで色が勝手に入る設定ができ、とても管理しやすくなるため、この項目は入れておくことがいいでしょう。
ガントチャートの運用方法
ここまで作り上げたガントチャートを正しく運用していくことが大切です。
運用方法は難しくなく、作り上げた縦軸の項目（内容・担当者・開始日・終了日など）を、今回スケジュールで管理してくことを、情報の漏れなく縦に記載をしていきます。ここで漏れがないようにすべて入れていくことがタスク・スケジュール管理では非常に重要です。
また、運用しだしてから内容が追加されることもありますが、その際には適切な行に追加をして同様に運用をしていきましょう。
横軸については、日付の欄を利用する範囲まで伸ばしていき、スケジュールの開始終了の範囲を色がつくように、日々管理していきます。
ここまでの運用を毎日など更新しながら、担当者同士でスケジュール調整などしながら、タスクをしっかりと管理できるでしょう！
おすすめの本
ここまで紹介したガントチャートはとても便利なツールです。
このガントチャート作成にも必要な条件付き書式などのアイデア含めたExcel知識についての本や、
ガントチャート以外にもビジネス上で様々な場面で利用できる管理表・棚卸し方法を教えてくれる本を紹介します。
Excelの基本操作と原則を教えてくれる一冊
・本のタイトル：Excel最強の教科書[完全版] 2ndEDITION
・著者：藤井 直弥, 大山 啓介
・出版社：SBクリエイティブ
＜内容＞
こちらは。Excelについて実用でとても使えることを初歩の操作から使えるけどあまり知られていない操作が載っています。また、操作方法だけでなく、ルールを統一などのExcelをチームで利用する上での原則も交えながら紹介されていて、とても実用的な本です。
仕事の状況整理に関する図表の作り方を教えてくれる一冊
・本のタイトル：ビジネスフレームワーク図鑑
・著者：小野義直、宮田匠
・出版社：株式会社アンド
＜内容＞
課題解決・業務改善・戦略立案など、仕事においてすぐに使える管理表や棚卸方法といった具体的な表や図の作り方を教えてくれます。特に、仕事に行き詰った時に方法論を見つけるうえで、参考書として何度も見返したりして、現状を打破するアイデアが生まれるきっかけを与えてくれる本です。
まとめ
スケジュール・タスク管理において、ガントチャートはとても便利です。そんなガントチャートをExcelで作成することをメインに紹介してきました。この記事を参考にExcelで作成したいと考えている方にはぜひ自分なりのガントチャートを作成してみて、実際に運用に生かしてみてほしいです。また、ガントチャートはExcelだけではなく、たくさんのツールが世の中には出ているので、そういったツールを利用してみることもおすすめです。運用方法の概念は同じなため、ツールを使うにも本記事は参考になることと思います。
「いつ・誰が・何する」をきちんと管理することは、仕事を進めるうえで必須スキルになるので、是非とも利用してみてはいかがでしょうか？