今回のExcelの技として、
Excelデータの保存方法 ※ショートカットキー
のショートカットキーのやり方をご紹介します。
【操作体験できるExcelファイルもご用意あります！！】
実際に手を動かして操作することで、覚えていきましょう！！
この記事はこんな人向けの記事です。
- Excel初心者
- 使ったことがあるけど、忘れてしまった人
- 使い方をおさらいしたい人
こんなことに困っていませんか？
困っていることの例
例えば、次のような状況に困っていませんか？
【困っている点】
- Excelデータを保存していなくて、フリーズした時に何時間も前からやり直しになってしまうことが多い
- ファイルのバックアップとして、別名のファイルで保存したいがわからない
- マウス以外で保存を簡単にできる方法をしりたい
など。
2種類の保存方法のショートカットキーを駆使して、このような悩みを解消できます。
特に、ショートカットキーで保存を覚えることで、こまめに保存するような癖付けができるようになり、ふいPCが止まった時に保存のし忘れがないようにできますので、その点も含めて紹介していきます。
対応方法
・上書き保存する場合としては、
次のキーを同時に押すことで保存することができます。
上書き保存する場合 → ショートカットキー：Ctrl＋S を押す
・名前をつけて保存する場合（別名で保存ができます）としては、
次のキーを同時に押すことで新規ファイルとして保存することができます。
名前を付けて保存する場合 → ショートカットキー：F12 を押す
この先を読むと、実例や実際の方法を体験しながらより詳細に学ぶことができます。
上書き保存_具体的なやり方
上書き保存の説明
Excelを開いている状態で、Ctrl＋Sのキーを同時に押します。
すると、今のデータ状態を上書きして保存してくれます。
※ただし、新規ファイルの場合は名前を付けて保存の動作になります。
【超重要】
ひとつの動作をした後にはCtrl＋Sを押して、こまめな保存を癖付けしましょう！！
※私は、5分間隔程度でもCtrl＋Sを押して保存しています。
＜理由＞
Ctrl＋Sを押すとすごく簡単に保存できます。
ほんのちょっとのことですが、マウスを使うのでは保存することが煩わしいため、1時間以上も保存しない人が多いです。
この癖がない人は、PCが止まった時に大変痛い目を見ています （汗）
動画での紹介
名前を付けて保存_具体的なやり方
名前を付けて保存の説明
Excelを開いている状態で、F12のキーを押します。
すると、ファイル場所とファイル名を入力する画面が出てきますので、保存したい場所とファイル名を指定します。
そうすることで、今のデータ状態を新規の別名ファイルで保存してくれます。
動画での紹介
実際にやってみましょう！(ダウンロードファイルあり)
実際に手を動かすことで覚えると思います。
紹介した情報を簡単に試せるファイルを置きますので、ダウンロードして試してみてください。
補足
ちなみに、全選択の”Ctrl＋S”はExcel以外にもWindowsではほかの場面でも活用できます。
【Ctrl＋Sのその他の活用例】
- Word、パワーポイント、メモ帳などどのファイルも基本はCtrl＋Sで上書き保存できます
上書き保存が”Ctrl＋S”は、PCの基本操作ですので、Excelに限らずたくさんの場面で試してみましょう！
おすすめの本
Excelが理解しやすいものや、業務を簡単にすることを教えてくれるおすすめの本を紹介します。
Excelの基本操作と原則を教えてくれる一冊
・本のタイトル：Excel最強の教科書[完全版] 2ndEDITION
・著者：藤井 直弥, 大山 啓介
・出版社：SBクリエイティブ
＜内容＞
こちらは。Excelについて実用でとても使えることを初歩の操作から使えるけどあまり知られていない操作が載っています。また、操作方法だけでなく、ルールを統一などのExcelをチームで利用する上での原則も交えながら紹介されていて、とても実用的な本です。
PC操作が苦手な人でも仕事を楽にする技術を教えてくれる一冊
・本のタイトル：残業を減らすプチIT化仕事術：合冊版〜元SE女子の事務職奮闘記
・著者：ぞえ
・出版社：株式会社デジカル
＜内容＞
ショートカットキーや検索、タスク管理方法などPCが苦手な方向けに、業務を楽にして定時退社を目指すことを漫画形式で描いています。技術だけでなく、例えばマニュアル作成は自分を助けるや、仕事を減らすことを意識しようなど、何気なく過ごしていると気づくことのできない初歩的で簡単に覚えられることが書いてあり、サクッと読みやすく効果もすぐに出やすい本になります。
余計な仕事を減らして時間確保できる方法を教えてくれる一冊
・本のタイトル：エッセンシャル思考
・著者：グレッグマキューン
・出版社：株式会社かんき出版
＜内容＞
仕事の大半が実は自分にとって大切なことではないことがほとんどです。その中で、仕事であったり、プライベートであったりに対して、自分の大切なことのみにしっかりと絞って集中することで、余計にやっていた仕事を無くす意識を教えてくれる本です。
まとめ
今回はExcel保存方法として「上書き保存」と「名前を付けて保存」の2種類の保存方法について、実際の使う場面などを交えて紹介してきました。特に上書き保存については、マウスでやろうとすると煩わしくて、こまめな保存を忘れがちになります。必ずと言っていいほど後で後悔するので、絶対にCtrl＋Sを覚えてこまめに上書き保存することを癖付けしましょう。すごく初歩的な動作ではありますが、とても簡単で楽になる動作で利用したいショートカットキーになりますので、ぜひとも試して・覚えて・使ってみてください。
以上です。
最後まで読んでいただきまして、誠にありがとうございました！
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