[業務改善]プレゼンテーション資料作成の極意4点

　皆さんは職場でプレゼンテーションを行うことはありますか？パワーポイントなどを活用して、人前で何かを伝えるためのプレゼンテーションは多くの人が経験あるのではないかと思います。その中で、特に話す内容や資料を作る段階が一番難しいものです。そこで、私自身が考えるプレゼンテーション資料作成についての極意を説明していこうと思います。プレゼンテーション資料作成にお困りの方は、是非読んで参考してもらえたらと思います。

伝わるための資料作成に困っていませんか？

プレゼンテーション資料の作成方法って、案外学ばないものですよね？それだから、みなさん人それぞれの方法で資料をまとめるため、多くの方が次のような点で困った経験があるのではと思います。

【資料作成で困った点】
・何を話せばよいか、内容がまとまらない
・伝えたかったことがうまく伝わらない
・作り方のコツがわからないので、いつも作成に時間がかかる
・話し終わっても、聞いてくれた人の頭に残らない

この困っている点をどうしたら解決できるでしょうか？相手に届く「伝わるための資料作成方法」について、解決できる具体的な方法を紹介していきます。

伝わる資料・伝わらない資料の違い

なぜ伝わらない資料なのか？

では、なぜ伝わらない資料になっているものでしょうか？
伝わらないポイントとして次のようなことが考えられます。

【伝わらない資料】
・自分目線で話す内容になっている
・話したいことが多いために、情報量が多い
・話す内容の濃淡がない

「プレゼンテーションする」、つまり「話しをする」ということは必ず聞いてくれる相手がいるものです。
ですが、伝わらない資料は話し手の目線になって作成してしまっていることがほとんどです。その結果、上記でも書いた通りの伝わらない資料になってしまっているのです。

伝わる資料とは？

伝わらない資料が話して目線での資料になっていることをお伝えしました。それでは、伝わる資料とはどうすればよいでしょうか？その解決方法は、伝わらない資料の逆を行えばよいのです。

つまり、伝わる資料とは「聞き手目線」の資料作成ができているものになります。

伝わる資料の多くは話し手の目線ではなく、聞き手の目線なのです。聞き手目線の資料になっていれば次のような伝わるポイントの資料になってきます。

【伝わる資料】
・聞き手が受け取ることを考えた内容になっている
・話したいことが簡潔になり、情報量が少な目
・話す内容の濃淡がはっきりしている

こうした聞き手目線は、聞く側にとってスムーズに話が入ってくるために、理解される内容になっているのです。

伝わる資料作成の4つのステップ

ここからは、聞き手目線の資料作成に向けて具体的にどのように作っていけばよいか、私なりの方法を紹介していきます。

その方法とは、次の4つのステップに分けて意識をもって資料を作成します。

【伝わる資料作成の4つのステップ】
・ステップ１：何を話すか
・ステップ２：何を伝えるか
・ステップ３：何が伝わってほしいか
・ステップ４：受け手はどう行動してほしいか

各ステップには、それぞれ目的があり、ひとつのステップごとに意識を集中させることで伝わるプレゼンになります。

それでは、ひとつずつ章立てして解説していきます。

ステップ１：何を話すか

資料作成にあたりまず最初に意識をもつことは、「何を話すか」になります。
その理由として、このステップの目的は題材に関する情報をとにかく集めることになるからです。
具体的にやることとしては、話す題材があった時に、まずは聞き手のことは一切考えず、また話すポイントも考えずに、題材に関連の話す内容を手あたり次第集めます。この聞き手を考えないで、話すポイントも考えないことが重要です。何をプレゼンするにしても、情報収集が欠落すると、伝える情報が足りないことになるため、このステップで情報を集めることに集中しましょう。

ただし、このステップのみで終わってしまうと、まったく伝わらないプレゼンになってしまいます。その理由は、ポイントの定まっていない長い文章のみのプレゼンになるからです。ただ、意外とこのステップで資料作成を終わらせている人が多いのです。ただ、「何を話すか」だけでは、文章が長く読み取ることの難しい資料が出来上がるので注意してください。次のステップに必ず進みましょう！

ステップ２：何を伝えるか

資料作成で情報が集まったら次に意識することは、「何を伝えるか」になります。
その理由として、このステップの目的は話すポイントを絞ることになるからです。ステップ１で終わってしまうと、ただ集めた情報をやみくもに話すだけになります。ですが、「何を伝えるか」を意識することで、ステップ１で集めた情報の中から、伝えるべきポイントがしっかりと見えてきます。イメージとしては、伝えたい文章や単語を太字にするイメージです。これにより、だらだらと話すことのない、要点のある資料作成ができるのです。

ちなみに、あくまでこのステップでは自分が伝えたいことをあぶりだす作業のため、まだ聞き手を考慮せずに自分自身が伝えたいポイントがどこなのかしっかりと絞っていきましょう。

ただし、このステップのみで終わってしまうと、聞き手が理解できないことが多いです。その理由に、話し手目線の資料であるため、聞き手が頭をしっかりと使って考えながら聞かないいけない資料で終わってしまいます。聞き手に優しくない資料と言えるでしょう。このステップで資料作成を終わらせている人も多く、ぱっと見資料としてはしっかりできていますが、聞き手の頭には残らない結果に陥ってしまいます。ステップ２までで満足せずに、次のステップの意識も行っていきましょう！

【ステップ２まとめ】

ステップ３：何が伝わってほしいか

資料作成で話すポイントまでまとめることができたら次に意識することは、「何が伝わってほしいか」になります。ここで初めて聞き手目線に立って資料を考えていきます。ここまでのステップはあくまで話し手が伝えたいことをそのまままとめていました。ですが、ここで聞き手目線に立ってまとめた内容を見ることで、より伝わる内容に変わってきます。

具体的には、ステップ２でまとめたポイント部分を頭に残してもらうために、その周りをどのように組み立てるかを考えていきます。次のようなことをやっていくことで

【聞き手目線に立ってすること】

• 聞き手が読みやすいようにできる限り、情報量を減らす
• 今回のポイントに関連しないことは、思い切って削除する
• ポイントについて初めて聞いた人も理解できるように、ポイント部分の背景の説明を加える

こうすることで、ポイント部分が際立った内容に仕上がり、聞き手がストレスなく聞くことができるでしょう。ただし、聞き手に聞いて終わらせないためにこのステップで終わらせないことが大切です。次のステップまで意識していきましょう。

【ステップ３まとめ】

ステップ４：受け手はどう行動してほしいか

ここまでで資料としてはほとんど完成しております。このままでも内容としてはしっかりとしたものが出来上がっているでしょう。しかしながら、プレゼンしたということは必ず何かお願いしたいことがあるものです。例えば、プレゼンした部からの今後のお願いごとや、プレゼンの話を理解しておいてほしいなどです。受け手にどう行動してほしい（理解してほしい）を求めることが、プレゼンをする最大の意義です。聞き手が「へぇー」や「なるほど」で終わらないようにしないといけません。

そのために最後のステップとしては、「受け手はどう行動してほしいか」の意識を持つことです。この意識をもつことで、行動してほしいことに対しての話し手の想いが浮かび上がってきます。その想いを、プレゼンの最後に盛り込みましょう。人を動かすには感情を動かすことが大切なため、自分の想いを乗せることが大切なのです。

このステップまでできれば、聞き手に伝わるだけでなく、本来のプレゼンの意義である「聞き手の行動に結びつける」ことにつながっていくでしょう。

【ステップ４まとめ】

プレゼンテーション作成に向けたおすすめ本

プレゼンテーションに生かすことのできるおすすめの本を紹介します。

聞き手が見やすい、見栄えを良くする方法を教えてくれる一冊

　・本のタイトル：「プレゼン資料作成」見るだけノート
　・監修：高橋 佑磨 , 片山 なつ
　・出版社：宝島社

＜内容＞
聞き手がみやすいプレゼンテーション資料として、よりシンプルな表現のしかたや、色合いレイアウトなど様々なポイントをまとめた本になります。ひとつひとつBefore、Afterの資料画像を用いて見やすさの違いがはわかりやすく、困ったときの参考本としても活用することができる一冊です。

まとめ

いかがだったでしょうか。プレゼンをするにあたり資料作成を行うには、今まで闇雲に取り掛かっていた人が多かったと思います。特に話し手のことを意識していない人が多いと私自身は感じることが多かったです。ここまでに話が出た4つのステップを順番に意識することで、今までよりも聞き手に伝わりやすく、かつ、プレゼンの最大の目的である「聞き手の行動に結びつける」ところまでつながっていくでしょう。私自身は、この意識で作成するようになってから、周りの人からわかりやすい資料と言ってもらうことが多くなりました。そんな経験から得たことを紹介してきました。是非ともこの4つのステップを参考にしてもらえたらうれしいです。

以上です。
最後まで読んでいただきましてありがとうございました！

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